Ειδική εφαρμογή για την ηλεκτρονική επισημείωση εγγράφων με τη σφραγίδα της Χάγης
Δημοσιεύθηκε το ΦΕΚ η απόφαση 2450/2023 σχετικά με την διαδικασία της ηλεκτρονικής επισημείωσης εγγράφων (e-Apostille) σύμφωνα με τη Σύμβασης της Χάγης, με σκοπό την απλούστευση και ψηφιοποίησης των διαδικασιών που αφορούν την επισημείωση της Χάγης (e-Apostille), με σκοπό τη μείωση της γραφειοκρατίας και την περαιτέρω προώθηση της ελεύθερης κυκλοφορίας των πολιτών μεταξύ των συμβαλλόμενων κρατών.
Δημιουργία ειδικής εφαρμογής για την ηλεκτρονική επισημείωση εγγράφων με τη σφραγίδα της Χάγης
Με την παρούσα δημιουργείται ειδική εφαρμογή διαθέσιμη μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ) για την ηλεκτρονική επισημείωση εγγράφων με τη σφραγίδα της Χάγης της παρ. 1 του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961, όπως κυρώθηκε με τον ν. 1497/1984. Η είσοδος στην εφαρμογή πραγματοποιείται κατόπιν αυθεντικοποίησής του με τη χρήση των κωδικών – διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (taxisnet), σύμφωνα με το άρθρο 24 του ν. 4727/2020 (Α’ 184).
Διαδικασία έκδοσης δημοσίων εγγράφων με χρήση της θυρίδας φορέα
1. Ο υπάλληλος – χειριστής της θυρίδας κάθε φορέα του δημοσίου μεταφορτώνει στη θυρίδα το δημόσιο έγγραφο που έχει συνταχθεί κατά τους νόμιμους τύπους και φέρει τα στοιχεία του τελικώς υπογράφοντα. Το έγγραφο αυτό πρέπει να είναι στον μορφότυπο Portable Document Format (PDF). Κατόπιν, μέσω ειδικής λειτουργίας της θυρίδας αποτυπώνονται στο έγγραφο τα εξής:
α) προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, β) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα, γ) μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε κώδικα γρήγορης ανάγνωσης (Quick Response Code).
2.Μετά την αποτύπωση των στοιχείων της παρ. 1, το δημόσιο έγγραφο είναι διαθέσιμο στη θυρίδα του αιτούντος χρήστη και στη θυρίδα του φορέα.
Διαδικασία έκδοσης δημοσίων εγγράφων μέσω διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών (APIs)
Ο αρμόδιος υπάλληλος κάθε φορέα του δημόσιου τομέα συντάσσει κατά τους νόμιμους τύπους το δημόσιο έγγραφο, το οποίο και υπογράφεται αρμοδίως. Κατόπιν, το πληροφοριακό σύστημα της υπηρεσίας του συνδέεται μέσω διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών (APIs) με την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov. gr) και αποτυπώνονται στο δημόσιο έγγραφο τα εξής:
α) προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, β) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα, γ) μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε κώδικα γρήγορης ανάγνωσης (Quick Response Code).
Μετά την αποτύπωση των στοιχείων της παρ. 1, το δημόσιο έγγραφο είναι διαθέσιμο στη θυρίδα του αιτούντος χρήστη.
Διαδικασία επισημείωσης εγγράφων
Ο χρήστης που επιθυμεί να λάβει ηλεκτρονική επισημείωση, μετά την αυθεντικοποίηση του άρθρου 5, επιβεβαιώνει τα προσωπικά του στοιχεία τα οποία ανακτώνται από την εφαρμογή μέσω διαλειτουργικότητας και καταχωρίζει στην εφαρμογή τον μοναδικό αριθμό επαλήθευσης του προς επισημείωση εγγράφου.
Το έγγραφο επισημειώνεται, μέσω της ειδικής εφαρμογής, με την προσθήκη αρχικής σελίδας με τις πληροφορίες που προβλέπονται στη σφραγίδα της Χάγης της παρ. 1 του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961, όπως κυρώθηκε με τον ν. 1497/1984.
Στο νέο έγγραφο που δημιουργείται σύμφωνα με την παρ. 2 αποτυπώνονται τα εξής:
α) μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε κώδικα γρήγορης ανάγνωσης (Quick Response Code),
β) προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης,
γ) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα.
Μετά την αποτύπωση των στοιχείων της παρ. 3, το επισημειωμένο με τη σφραγίδα της Χάγης δημόσιο έγγραφο είναι διαθέσιμο στη θυρίδα του χρήστη.
Η ημερομηνία της επισημείωσης είναι η ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου της παρ. 3, όπως αποτυπώνεται στο οικείο πεδίο της επισημείωσης.
Διαβάστε αναλυτικά
Υπουργική Απόφαση Αριθμ. 2450/2023 ΦΕΚ 3511/Β/25-5-2023
Καθορισμός διαδικασίας της ηλεκτρονικής επισημείωσης εγγράφων (e-Apostille) σύμφωνα με τη Σύμβασης της Χάγης.
Συχνές Ερωτήσεις – Απαντήσεις
1. Τι είναι η Σφραγίδα της Χάγης;
Η Σφραγίδα της Χάγης, ή αλλιώς Apostille, είναι η σφραγίδα, η οποία τίθεται είτε σε δημόσια είτε σε ιδιωτικά έγγραφα από το Κράτος που τα έχει εκδώσει, σύμφωνα με τη Σύμβαση της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961 περί κατάργησης της απαίτησης επικύρωσης αλλοδαπών δημόσιων εγγράφων (Σύμβαση της Σφραγίδας της Χάγης). Η χώρα μας κύρωσε την ανωτέρω Σύμβαση με το Νόμο 1497/1984 (ΦΕΚ Α’ 188/27-11-1984).
2. Τι βεβαιώνεται με την Σφραγίδα της Χάγης;
Με την επίθεση της Σφραγίδας της Χάγης (Apostille) βεβαιώνεται η γνησιότητα της υπογραφής και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων το έγγραφο και, ενδεχομένως η ταυτότητα της σφραγίδας ή του επισήματος που φέρει το έγγραφο. Η επισημείωση τίθεται στο ίδιο το έγγραφο ή σε πρόσθεμα και οι σχετικές ενδείξεις που φέρει κάθε επισημείωση (ο αύξων αριθμός, η ημερομηνία επισημείωσης, το όνομα του υπογράφοντος το δημόσιο έγγραφο και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε) καταχωρούνται σε βιβλίο ή ευρετήριο το οποίο οφείλει να τηρεί κάθε αρχή που ορίζεται αρμόδια να χορηγεί την επισημείωση. Με τη Σφραγίδα Apostille, το έγγραφό σας δε χρειάζεται επιπλέον επικύρωση από φορείς της χώρας προς την οποία προορίζετε να το καταθέσετε, με την προϋπόθεση ότι η χώρα στην οποία βρίσκεται ο φορέας που θα το προσκομίσετε αποτελεί συμβαλλόμενο μέρος της σχετικής σύμβασης της Χάγης.
3. Τι προηγείται;
Σύμφωνα με την σχετική σύμβαση της Χάγης και προκειμένου ένα έγγραφο να επισημειωθεί με την σφραγίδα της Χάγης Apostille, πραγματοποιείται ο έλεγχος που απαιτείται για να εξακριβωθεί η προέλευση του εγγράφου που προσκομίζεται για επικύρωση. Με αυτόν τον τρόπο, εξακριβώνεται αν αυτός που έχει υπογράψει το συγκεκριμένο έγγραφο ήταν όντως ο αρμόδιος να το πράξει.
Η ακρίβεια και η εγκυρότητα του περιεχομένου του εγγράφου σε καμία περίπτωση δεν πιστοποιείται από την επισημείωση αυτού με την Σφραγίδα της Χάγης.
Προσοχή: Η Επισημείωση ενός εγγράφου με την Σφραγίδα της Χάγης προηγείται της επίσημης μετάφρασης αυτού.
4. Πού χρησιμεύει η Σφραγίδα της Χάγης;
Η χορήγηση της Σφραγίδας της Χάγης είναι βασική προϋπόθεση προκειμένου να γίνουν δεκτά τα έγγραφά σας μεταξύ των Κρατών μελών της Σύμβασης της Χάγης και εκείνων των Κρατών που δεν έχουν προβάλλει αντίρρηση ή επιφύλαξη κατά της προσχώρησης κάποιου άλλου Κράτους στην σχετική σύμβαση.
Η επίθεση της Επισημείωσης πάνω στο σχετικό έγγραφο αποτελεί αποτέλεσμα της ταχείας και απλουστευμένης διαδικασίας που προβλέπεται από τη Σύμβαση, η οποία καταργεί για τα συμβαλλόμενα μέρη την υποχρέωση Προξενικής Θεώρησης.
5. Τίθεται χρονικός περιορισμός στην ισχύ της Σφραγίδας της Χάγης;
Η Σύμβαση της Χάγης δεν θέτει χρονικό περιορισμό στην ισχύ της Επισημείωσης. Μια επισημείωση, που έχει χορηγηθεί εγκύρως, έχει ισχύ όσο είναι αναγνωρίσιμη και παραμένει πάνω στο υποκείμενο δημόσιο έγγραφο.
6. Τι μορφή έχει η Σφραγίδα της Χάγης;
Η Σφραγίδα της Χάγης (Apostille) ακολουθεί ένα προκαθορισμένο σχήμα, το οποίο αναφέρεται αναλυτικώς στο κείμενο της σχετικής σύμβασης της Χάγης, και πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις ακόλουθες πληροφορίες:
Χώρα έκδοσης του εγγράφου
Ποιος έχει υπογράψει το έγγραφο
Η ιδιότητα του υπογράφοντος το έγγραφο
Εκδούσα αρχή του εγγράφου
Τόπος έκδοσης του εγγράφου
Ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου
Εκδούσα αρχή Σφραγίδας της Χάγης
Αριθμός πιστοποίησης Σφραγίδας της Χάγης
Σφραγίδα της εκδούσας αρχής
Υπογραφή του εκπροσώπου της εκδούσας αρχής
Κάθε στοιχείο πρέπει να συμπληρώνεται στο βαθμό που είναι διαθέσιμη η σχετική πληροφορία. Κανένα στοιχείο δεν πρέπει να μείνει κενό, ενώ εάν κάποιο στοιχείο δεν ισχύει, θα πρέπει να αναγράφεται ως «μη εφαρμόσιμο».
7. Αρμόδιοι φορείς χορήγησης της Σφραγίδας της Χάγης
Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία που ορίζει τις αρμοδιότητες των περιφερειών (δηλαδή τις διατάξεις του άρθρου 280, παρ1. του Ν.3852/2010, ΦΕΚ 87/Α’/7-6-2010, όπως ισχύει, (του ιδρυτικού νόμου 2503/1997 – ΦΕΚ 107 Α’) και του άρθρου 186 του νόμου 3852/2010, καθώς και του νόμου 1497/1984 ΦΕΚ Α’ 188/27-11-1984, ο οποίος και κύρωσε την Σύμβαση της Χάγης) οι ελληνικές αρχές που χορηγούν την Επισημείωση του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης είναι:
Οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις
Οι Περιφέρειες για τα έγγραφα των υπηρεσιών της περιφέρειας
Τα Πρωτοδικεία για τα δικαστικής φύσεως έγγραφα
8. Σε ποια έγγραφα τίθεται η Σφραγίδα της Χάγης;
Πολλές φορές επικρατεί σύγχυση σχετικά με το είδος του εγγράφου στο οποίο μπορεί να τεθεί η Σφραγίδα της Χάγης. Σε γενικές γραμμές η σφραγίδα Apostille μπορεί να τεθεί σε πληθώρα εγγράφων, είτε αυτά είναι δημόσια, είτε ιδιωτικά.
Πιο συγκεκριμένα όμως για να εξακριβωθεί σε ποια έγγραφα μπορεί να τεθεί η σφραγίδα Apostille εξετάζεται η δημιουργία ενός εγγράφου. Ως δημιουργία εννοούμε τη σύνταξη του εγγράφου, την υπογραφή του από τον υπάλληλο που το έχει εκδώσει και ενδεχομένως την επί αυτού θέση σφραγίδας ή επισήματος από την εκδούσα αρχή.
Η γνησιότητα της υπογραφής του ατόμου που υπέγραψε το έγγραφο και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε είναι τα μοναδικά και απαραίτητα στοιχεία η ύπαρξη των οποίων πρέπει να βεβαιωθεί για να επιτεθεί στο έγγραφο η Σφραγίδα της Χάγης (Apostille).
Τα παραπάνω στοιχεία είναι σε θέση να επιβεβαιώνουν η εκδούσα αρχή και οι αρμόδιες υπηρεσίες που χορηγούν τη Σφραγίδα της Χάγης, οι οποίες έχουν δείγματα υπογραφών των υπαλλήλων με δικαίωμα υπογραφής εγγράφων, πρωτοτύπων ή ακριβών αντιγράφων, δεκτικών λήψης της Σφραγίδας της Χάγης ή Προξενικής Θεώρησης.
Κατ’ αυτό τον τρόπο, η Σφραγίδα της Χάγης χορηγείται σε πρωτότυπα έγγραφα, ή σε ακριβή αντίγραφα της εκδούσας αρχής τα οποία έχουν ισχύ πρωτοτύπου.
Αυτό σημαίνει ότι δεν χορηγείται σε επικυρωμένα αντίγραφα που έχουν γίνει από δικηγόρους, ΚΕΠ (με εξαίρεση όσων βεβαιώνεται το γνήσιο της υπογραφής), αστυνομικά τμήματα (με εξαίρεση έγγραφα τα οποία έχουν εκδοθεί από αρχές που υπάγονται στις Διευθύνσεις και Υποδιευθύνσεις Ασφαλείας της Ελληνικής Αστυνομίας και τα οποία απαραιτήτως πρέπει να επικυρωθούν από αυτές τις αρχές για να μπορέσουν να επισημειωθούν με την σφραγίδα Apostille) ή άλλες δημόσιες υπηρεσίες. Η Σφραγίδα της Χάγης δεν εφαρμόζεται, επίσης σε απλά φωτοαντίγραφα, σε έγγραφα που έχουν ληφθεί μέσω τηλεομοιοτυπίας, δηλαδή μέσω FAX, ούτε σε έγγραφα που έχουν ληφθεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εν συνεχεία εκτυπωθεί.
Η Σφραγίδα της Χάγης χορηγείται σε δημόσια έγγραφα αλλά και σε ιδιωτικά, εφόσον έχει βεβαιωθεί το γνήσιο της υπογραφής του υπογράφοντος το έγγραφο, από δημόσια διοικητική αρχή ή τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ).
9. Ποια θεωρούνται δημόσια έγγραφα;
Ως δημόσιο έγγραφο θεωρείται το έγγραφο που συντάσσεται από αρχή ή άτομο που ενεργεί με επίσημη ιδιότητα και περιλαμβάνει όλες τις κατηγορίες των εγγράφων που παρατίθενται στο Άρθρο 1 παρ. 2 της Σύμβασης. Ο καθορισμός του ορισμού ενός δημοσίου εγγράφου αφορά αποκλειστικά τη νομοθεσία του Κράτους προέλευσης.
Δεν είναι δυνατή η κατάρτιση ενός πλήρους καταλόγου όλων των δημοσίων εγγράφων που συντάσσονται στα Κράτη μέλη, ή η καταγραφή όλων των υπαλλήλων και αρχών που μπορούν να συντάσσουν δημόσια έγγραφα σε αυτά τα Κράτη.
Έτσι, ενδεικτικά, σύμφωνα με το άρθρο. 1 παρ. 2 της Σύμβασης δημόσια έγγραφα θεωρούνται:
1. Τα έγγραφα που προέρχονται από αρχή ή δημόσιο υπάλληλο δικαιοδοτικού οργάνου του Κράτους, συμπεριλαμβανομένων και των εγγράφων που προέρχονται από την εισαγγελική αρχή, δικαστικό γραμματέα ή δικαστικό επιμελητή,
2. Τα διοικητικά έγγραφα:
πιστοποιητικά γέννησης, θανάτου και γάμου, καθώς και πιστοποιητικά περί μη κωλύματος,
αποσπάσματα από επίσημα μητρώα (μητρώα επιχειρήσεων, μητρώα περιουσιακών στοιχείων, μητρώα πνευματικής ιδιοκτησίας, μητρώα πληθυσμού), δικαιώματα ευρεσιτεχνίας ή άλλα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας,
χορηγήσεις αδειών, ιατρικά πιστοποιητικά και υγειονομικά πιστοποιητικά, ποινικά μητρώα και εκπαιδευτικά έγγραφα
3. Οι συμβολαιογραφικές πράξεις
4. Οι επίσημες βεβαιώσεις, όπως βεβαιώσεις καταχωρίσεως, θεωρήσεις για βέβαιη χρονολογία και επικυρώσεις υπογραφής που τίθενται σε ιδιωτικό έγγραφο.
Η Σύμβαση δεν εφαρμόζεται ωστόσο στα έγγραφα που εκδόθηκαν από διπλωματικούς ή προξενικούς πράκτορες, καθώς και στα διοικητικά έγγραφα που σχετίζονται άμεσα με εμπορική ή τελωνειακή πράξη.
10. Ποια θεωρούνται ιδιωτικά έγγραφα;
Η Σφραγίδα της Χάγης χορηγείται σε ιδιωτικό έγγραφο εφόσον έχει βεβαιωθεί το γνήσιο της υπογραφής του υπογράφοντος το έγγραφο, από δημόσια διοικητική αρχή ή τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ).
Ιδιωτικά είναι τα έγγραφα που δεν είναι δημόσια. Γίνεται κατανοητό ότι δεν είναι δυνατή η κατάρτιση ενός πλήρους καταλόγου όλων των ιδιωτικών εγγράφων. Ενδεικτικά, ιδιωτικά έγγραφα θεωρούνται:
1. Τα ιδιωτικά συμφωνητικά
2. Τα έγγραφα ιδιωτικών εκπαιδευτικών ιδρυμάτων
Έγγραφα ιδιωτικών ΙΕΚ
Λοιπά εκπαιδευτικά ιδρύματα
3. Τα έγγραφα ιδιωτικών Νοσηλευτικών Ιδρυμάτων
Έγγραφα ιδιωτικών κλινικών
Έγγραφα ιδιωτικών νοσοκομείων (ιατρικές γνωματεύσεις, βεβαιώσεις, κτλ.)
Έγγραφα από ιδιώτη γιατρό
4. Τα έγγραφα εταιρειών
Έγγραφα Εταιρειών του εσωτερικού
Έγγραφα Εταιρειών του εξωτερικού
Έγγραφα Εταιρειών από το Γ.Ε.ΜΗ (Γενικό Εμπορικό Μητρώο)
5. Τα έγγραφα ιδιωτών Δικαστικών Επιμελητών (οι οποίοι δεν ανήκουν στο Πρωτοδικείο)
Πηγη: https://www.e-nomothesia.gr/
